Algemene Voorwaarden
Versie 2.0 — Juni 2026 | Rothorn BV | KBO 0777.470.539Art. 1. Definities
In deze Algemene Voorwaarden hebben de volgende begrippen de hierna omschreven betekenis: (i) "Rothorn BV": Rothorn BV, met maatschappelijke zetel te Diercxsensstraat 61, 2018 Antwerpen, ingeschreven in de KBO onder nummer 0777.470.539; (ii) "Opdrachtgever" of "koper": elke rechtspersoon of natuurlijke persoon die in het kader van zijn beroepsactiviteit gebruik maakt van de diensten of goederen van Rothorn BV; (iii) "Overeenkomst": elke schriftelijk aanvaarde opdracht of bestelling tussen Rothorn BV en de Opdrachtgever; (iv) "Diensten": alle door Rothorn BV geleverde prestaties, met inbegrip van managementadvies, consultancy en QA compliance-diensten onder de handelsnaam Approva; (v) "Externe partijen": alle derden buiten de directe controle van Rothorn BV, met inbegrip van overheidsinstanties, regulatoren, retailers en onderaannemers.
Art. 2. Toepassingsgebied
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, bestellingen, overeenkomsten en diensten van Rothorn BV, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen. Een bestelling is slechts bindend na uitdrukkelijke schriftelijke aanvaarding door Rothorn BV. Annulering van een geplaatste bestelling is slechts mogelijk mits voorafgaand schriftelijk akkoord van Rothorn BV. De algemene of bijzondere voorwaarden van de Opdrachtgever zijn niet van toepassing, zelfs niet indien deze op de bestelling of enig ander document van de Opdrachtgever vermeld staan.
Art. 3. Offerte en totstandkoming
Alle offertes van Rothorn BV zijn vrijblijvend en geldig gedurende dertig (30) kalenderdagen na dagtekening, tenzij op de offerte een andere geldigheidstermijn is vermeld. De Overeenkomst komt tot stand op het ogenblik van schriftelijke aanvaarding van de offerte door de Opdrachtgever, dan wel op het ogenblik dat Rothorn BV aanvangt met de uitvoering. Elke offerte vermeldt uitdrukkelijk de scope van de diensten, de indicatieve doorlooptijd en, waar van toepassing, het exitmoment. Mondelinge afspraken binden Rothorn BV slechts nadat en voor zover zij schriftelijk door Rothorn BV zijn bevestigd.
Art. 4. Uitvoering en levering
Overeengekomen termijnen zijn louter indicatief en hebben geen bindende kracht, tenzij uitdrukkelijk als bindend aangemerkt in de Overeenkomst. Goederen blijven eigendom van Rothorn BV totdat de volledige prijs, inclusief kosten en interesten, door de Opdrachtgever is voldaan (eigendomsvoorbehoud); het risico van verlies of beschadiging gaat over op de Opdrachtgever bij levering. De Opdrachtgever staat in voor normale leveringsomstandigheden en vrije toegang tot de leveringsplaats. De scope van de te leveren diensten, de vrijwaring en het exitmoment worden uitdrukkelijk bepaald in de offerte of de Overeenkomst. Werkzaamheden die buiten de overeengekomen scope vallen, zijn slechts uitvoerbaar na schriftelijk akkoord van beide partijen.
Art. 5. Verplichtingen Opdrachtgever en eindverantwoordelijkheid
De eindverantwoordelijkheid voor alle beslissingen, goedkeuringen en de naleving van de toepasselijke regelgeving berust steeds bij de Opdrachtgever, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders is overeengekomen. De Opdrachtgever is gehouden tijdig alle informatie te verstrekken die Rothorn BV nodig heeft voor de uitvoering van de Overeenkomst. Zichtbare gebreken in geleverde goederen of diensten dienen door de Opdrachtgever op straffe van verval van rechten te worden gemeld binnen vijf (5) kalenderdagen na levering, bij aangetekend schrijven. Klachten schorten de betalingsverplichtingen van de Opdrachtgever niet op. De Opdrachtgever vrijwaart Rothorn BV voor alle aanspraken van derden die voortvloeien uit onjuiste of onvolledige informatie verstrekt door de Opdrachtgever.
Art. 6. Externe partijen en overmacht
Vertragingen, weigeringen of wijzigingen toe te rekenen aan Externe partijen worden in alle gevallen gekwalificeerd als overmacht en zijn niet toerekenbaar aan Rothorn BV. Hieronder worden mede begrepen, doch niet uitsluitend: vertragingen of weigeringen door overheids- of regulatoire instanties, wijzigingen in wet- en regelgeving na aanvang van de opdracht, vertragingen door retailers of onderaannemers, alsmede brand, cyberincidenten, pandemieën, stakingen en overheidsbeslissingen. In geval van overmacht is Rothorn BV gerechtigd de uitvoering van de Overeenkomst op te schorten voor de duur van de overmachtssituatie, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn. Werkzaamheden die reeds werden uitgevoerd vóór het intreden van de overmacht, worden onverkort in rekening gebracht.
Art. 7. Tarieven en facturatie
Alle door Rothorn BV gehanteerde prijzen zijn exclusief btw en andere van overheidswege opgelegde heffingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Facturen zijn betaalbaar binnen vijftien (15) kalenderdagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Bij niet-tijdige betaling is de Opdrachtgever van rechtswege en zonder ingebrekestelling de wettelijke interestvoet verschuldigd overeenkomstig de Belgische wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties, vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van tien procent (10%) op het openstaande bedrag, met een minimum van honderdvijftig euro (€150). Elke niet-tijdige betaling maakt alle openstaande facturen onmiddellijk opeisbaar. Meerwerk buiten de overeengekomen scope wordt afzonderlijk gefactureerd.
Art. 8. Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van Rothorn BV is in alle gevallen beperkt tot de factuurwaarde van de goederen of diensten waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft, met een absoluut maximum van tienduizend euro (€10.000) per schadegeval. Rothorn BV is in geen geval aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, reputatieschade, verlies van contracten of opgelegde boetes door regulatoren, noch voor enige andere schade die het gevolg is van onjuiste of onvolledige informatie verstrekt door de Opdrachtgever of van beslissingen die door de Opdrachtgever zijn goedgekeurd. De voorgaande aansprakelijkheidsbeperkingen zijn niet van toepassing in geval van bewezen opzet of bewuste roekeloosheid van Rothorn BV.
Art. 9. Beëindiging
Indien de Opdrachtgever zijn contractuele verplichtingen niet nakomt, is Rothorn BV gerechtigd om, na schriftelijke ingebrekestelling waaraan binnen acht (8) werkdagen geen of geen nuttig gevolg is gegeven, hetzij haar eigen verplichtingen op te schorten, hetzij de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden, onverminderd het recht van Rothorn BV op schadevergoeding. Een Overeenkomst voor bepaalde tijd is door de Opdrachtgever niet tussentijds opzegbaar, behoudens in geval van een grove tekortkoming van Rothorn BV die niet wordt hersteld binnen veertien (14) kalenderdagen na schriftelijke ingebrekestelling. In geval van faillissement, gerechtelijke reorganisatie of staking van betaling van de Opdrachtgever heeft Rothorn BV het recht de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen. Alle reeds verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten zijn bij beëindiging onmiddellijk opeisbaar.
Art. 10. Vertrouwelijkheid en intellectueel eigendom
Beide partijen verbinden zich ertoe alle vertrouwelijke informatie van de wederpartij strikt geheim te houden en uitsluitend aan te wenden voor de uitvoering van de Overeenkomst. Alle door Rothorn BV opgestelde documenten, rapporten, templates, werkwijzen en analyses blijven te allen tijde het exclusieve intellectuele eigendom van Rothorn BV. De Opdrachtgever verkrijgt, na volledige voldoening van alle openstaande facturen, een niet-exclusief recht om de opgeleverde documenten intern te gebruiken. Het is de Opdrachtgever niet toegestaan deze documenten, templates of werkwijzen zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van Rothorn BV aan derden ter beschikking te stellen of te commercialiseren.
Art. 11. Persoonsgegevens
Rothorn BV verwerkt persoonsgegevens van de Opdrachtgever en diens medewerkers uitsluitend in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, in het bijzonder de Verordening (EU) 2016/679 (AVG/GDPR). Het privacybeleid van Rothorn BV is beschikbaar op approva.be/privacy.
Art. 12. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
Op alle overeenkomsten tussen Rothorn BV en de Opdrachtgever is uitsluitend Belgisch recht van toepassing. Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de Overeenkomst worden exclusief beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Antwerpen. Partijen verbinden zich ertoe om, alvorens gerechtelijke stappen te ondernemen, gedurende minimaal dertig (30) kalenderdagen te goeder trouw te onderhandelen teneinde het geschil in der minne te regelen.
Art. 13. Toepassingsgebied Approva
De bepalingen van Deel II zijn uitsluitend van toepassing op QA compliance-diensten geleverd door Rothorn BV onder de handelsnaam Approva, waaronder QA compliance, packaging compliance en customer compliance in het kader van voedingsexport naar internationale markten. De Opdrachtgever garandeert bij aanvang van elke opdracht te beschikken over een geldig GSFI-certificaat (IFS Food, BRC, SQF of een gelijkwaardig erkend schema). Approva treedt op als tijdelijke interne medewerker van de Opdrachtgever en kan, indien overeengekomen, communiceren via interne contactmethoden (mail, tel.) van de Opdrachtgever.
Art. 14. Scope, vrijwaring en exitmoment per dienst
Voor elke Approva-dienst geldt dat de scope uitdrukkelijk wordt beperkt tot hetgeen is omschreven in de offerte, dat het exitmoment is bepaald in de Overeenkomst, en dat de Opdrachtgever Approva vrijwaart voor alle aanspraken van derden die voortvloeien uit de uitvoering van de diensten. Het exitmoment is per dienst als volgt bepaald: voor QA compliance bij de schriftelijke overdracht van het volledig dossier en de opleiding van het intern QA-team, dan wel op de contractuele einddatum; voor packaging compliance bij de oplevering van het drukklare bestand en de externe labelcheck, waarbij aanpassingen na goedkeuring door de Opdrachtgever als meerwerk worden beschouwd en de conformiteit van de verpakking te allen tijde de eindverantwoordelijkheid van de Opdrachtgever blijft; voor customer compliance bij de volledige overdracht van portaaltoegang en dossiers, waarna de Opdrachtgever verantwoordelijk is voor beheer en actualisatie; voor de PCQI-rol bij de schriftelijke bevestiging dat een intern medewerker de rol heeft overgenomen, dan wel op de contractuele einddatum, naar gelang welk moment het eerst intreedt.
Art. 15. PCQI-rol en tijdelijke vertegenwoordiging
De tijdelijke uitoefening van de PCQI-rol of een gelijkwaardige rol door Approva ontslaat de Opdrachtgever geenszins van zijn wettelijke verantwoordelijkheden. De Opdrachtgever blijft te allen tijde eindverantwoordelijk voor de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving. De uitoefening van de PCQI-rol door Approva is beperkt tot de taken en exportmarkten zoals uitdrukkelijk omschreven in de offerte. De Opdrachtgever vrijwaart Approva volledig en onvoorwaardelijk voor alle aanspraken van regulatoren, retailers of derden die verband houden met de tijdelijke uitoefening van de PCQI-rol, met inbegrip van aanspraken die voortvloeien uit onjuiste of onvolledige informatie verstrekt door de Opdrachtgever.
Art. 16. Externe instanties — aanvulling Approva
Aanvullend op de bepalingen van Artikel 6 van Deel I geldt voor Approva-diensten het volgende. Vertragingen bij de verwerking van registraties of goedkeuringen door FDA, CFIA, JETRO of gelijkwaardige instanties worden steeds als overmacht beschouwd, ongeacht de in de offerte vermelde indicatieve doorlooptijd. Wijzigingen in retailer-vereisten, portaalstructuren of vendor-beleid van retailers die optreden na de aanvang van de opdracht, worden steeds als overmacht beschouwd. Vertragingen bij grafische bureaus, labelcheck-bureaus of beëdigde vertalers die buiten de redelijke controle van Approva vallen, worden eveneens als overmacht beschouwd. In al deze gevallen wordt de doorlooptijd dienovereenkomstig aangepast zonder bijkomende kosten voor de Opdrachtgever.
Art. 17. Facturatie Approva-diensten
Approva-diensten worden gefactureerd op basis van de offerte. De betalingsmodaliteiten zijn als volgt: dertig procent (30%) van het overeengekomen bedrag is verschuldigd bij de ondertekening van de Overeenkomst; het resterende zeventig procent (70%) is verschuldigd bij de oplevering van de diensten. De kosten van door Approva ingeschakelde derden, waaronder grafische bureaus, externe labelcheck-bureaus, beëdigde vertalers en registratiekosten bij overheidsinstanties, zijn inbegrepen in de prijs, tenzij in de offerte uitdrukkelijk anders is vermeld. Voor al hetgeen niet uitdrukkelijk geregeld is in dit Artikel 17, zijn de bepalingen van Artikel 7 van Deel I van toepassing.